Email professionali con il tuo dominio. Che arrivano, e non finiscono nello spam.
Configuro e gestisco la posta di studi professionali e piccole aziende a Brendola e in provincia di Vicenza: Microsoft 365, Google Workspace o le caselle dell'hosting, su tutti i dispositivi, protette e consegnate correttamente. E la posta non deve per forza stare dove sta il sito.
Le basi
Sito e posta: stesso dominio, strade diverse
Il dominio è uno, ma sito e posta possono vivere su servizi diversi. Il sito può restare sull'hosting, mentre la posta passa a Microsoft 365 o a Google Workspace: basta indicare nel dominio dove consegnare i messaggi (i record MX). Così ognuno sta dove funziona meglio, e cambiare hosting non tocca più la posta.
Avere l'indirizzo con il proprio dominio però non basta: senza le firme di autenticazione (SPF, DKIM e DMARC) i messaggi rischiano lo spam, e dal 2024 i principali servizi di posta le richiedono a chi invia molte email.
| Aspetto | Posta improvvisata | Posta configurata bene |
|---|---|---|
| Indirizzo | Indirizzo gratuito o del provider | nome@tuodominio.it, con alias come info@ e amministrazione@ |
| Consegna | Messaggi che finiscono nello spam dei clienti | SPF, DKIM e DMARC configurati e controllati |
| Dispositivi | Posta scaricata su un solo PC | Posta, calendario e contatti uguali su PC e smartphone |
| Spazio | Casella piena e messaggi rifiutati | Spazio adeguato e archiviazione dei messaggi vecchi |
| Accessi | Una password condivisa tra più persone | Account personali, caselle condivise e due fattori |
| Chi se ne va | Si porta via la posta, o la cancella | La casella resta all’azienda, che decide cosa farne |
| Sito e hosting | Cambiare hosting rompe anche la posta | Posta indipendente dal sito |
Funzioni
Cosa configuro e gestisco
Dalla prima casella alla migrazione di tutto l’ufficio, senza perdere un messaggio.
Indirizzi con il tuo dominio
Caselle personali e alias come info@, preventivi@ o amministrazione@, che arrivano alle persone giuste.
Caselle condivise
Una casella seguita da più persone, senza condividere password e con traccia di chi ha risposto.
Calendari e contatti
Agende condivise, sale riunioni e rubrica aziendale, sincronizzate su tutti i dispositivi.
Su ogni dispositivo
Outlook, Gmail, app sullo smartphone e browser: la stessa posta ovunque, configurata da me.
Antispam e antivirus
Filtri per spam, allegati pericolosi e tentativi di phishing, regolati sul tuo modo di lavorare.
SPF, DKIM e DMARC
Le firme che dimostrano che i messaggi partono davvero da te: meno spam, meno truffe a tuo nome.
Accesso protetto
Autenticazione a due fattori per tutti e blocco dei vecchi metodi di accesso meno sicuri.
Firme aziendali
Firma uniforme per tutti, con i dati dell’azienda sempre aggiornati.
Migrazione delle caselle
Sposto messaggi, cartelle, contatti e calendari dal vecchio servizio senza perdere nulla.
Archiviazione
Archivio dei messaggi con MailStore, consultabile e separato dalle caselle di tutti i giorni.
Backup della posta
Microsoft 365 e Google Workspace con un backup proprio: chi cancella per errore recupera tutto.
PEC e firma digitale
Configurazione della PEC sui tuoi dispositivi e supporto per la firma digitale, tenute distinte dalla posta ordinaria.
Microsoft 365 e Google Workspace li configuro e li gestisco: la scelta tra i due la facciamo in base a come lavori, non per abitudine.
Architettura
Come funziona
Dove va un messaggio scritto al tuo indirizzo. Il dominio decide la strada: una per la posta, una per il sito.
Il tuo dominio
tuodominio.it, intestato a te
Record MX
Indicano dove consegnare la posta
Servizio di posta
Microsoft 365, Google Workspace o hosting
I tuoi dispositivi
PC, smartphone e browser
Il sito segue un'altra strada: gli altri record del dominio puntano all'hosting, in modo del tutto indipendente dalla posta. Si può cambiare l'uno senza toccare l'altra.
Quale posta scegliere
Microsoft 365 Business
Per chi lavora con Outlook, Word ed Excel. Secondo il piano include anche Teams, OneDrive e SharePoint.
La scelta naturale se usi già i programmi Microsoft.
Google Workspace Business
Per chi preferisce Gmail e lavora soprattutto nel browser, con Drive, Meet e Calendar integrati.
Semplice da usare, ottimo per lavorare in condivisione.
Posta dell'hosting
Caselle incluse nel servizio di hosting, configurate bene e con le firme di autenticazione.
Per poche caselle e chi non ha bisogno di calendari condivisi.
Funzioni, spazio e costi dei piani cambiano nel tempo: li verifico al momento del preventivo, sul tuo numero di persone.
Scheda tecnica
I dettagli che fanno la differenza
Che un messaggio arrivi, o finisca nello spam, dipende da pochi dettagli tecnici. Questi sono i criteri su cui lavoro: li trovi qui perché chi segue l'informatica nella tua azienda possa verificarli.
Consegna dei messaggi
- SPF
Un solo record SPF con tutti e soli i servizi che inviano posta a tuo nome.
Dice a chi riceve quali server sono autorizzati a scrivere per te.
- DKIM
Firma con chiave a 2048 bit, attiva per ogni servizio che invia (posta, sito, newsletter).
Dimostra che il messaggio non è stato modificato lungo la strada.
- DMARC
Si parte da p=none leggendo i rapporti, poi si passa a quarantine o reject quando tutto è allineato.
Blocca chi usa il tuo dominio per truffe e phishing.
- Cifratura in transito
TLS tra i server di posta; MTA-STS e TLS-RPT dove possibile.
I messaggi non viaggiano in chiaro tra un server e l’altro.
Sicurezza
- Due fattori
Autenticazione a due fattori obbligatoria per tutti gli account.
Una password rubata da sola non basta più per entrare.
- Accessi obsoleti
Bloccati i metodi di accesso che non supportano la verifica in due passaggi.
Sono la porta preferita di chi prova password a tappeto.
- Inoltri
Inoltro automatico verso indirizzi esterni bloccato o controllato.
È il trucco più usato per rubare posta da una casella violata.
- Avvisi
Notifiche sugli accessi sospetti e sulle regole di posta create di nascosto.
Un account compromesso si scopre in ore, non in mesi.
Migrazione
- Preparazione
Inventario di caselle, alias, cartelle e dispositivi; copia preventiva dei messaggi.
Il giorno del passaggio resta da copiare solo l’ultimo pezzo.
- Cambio dei record
MX e firme modificati in un orario concordato, con TTL ridotto in anticipo.
La posta passa al nuovo servizio in pochi minuti.
- Sincronizzazione finale
Ultimi messaggi copiati dopo il cambio, poi verifica casella per casella.
Nessun messaggio resta indietro.
- Dispositivi
Nuovi profili su PC e smartphone, con una guida per chi lavora fuori sede.
Il lunedì mattina tutti ricevono la posta senza dover chiamare.
Conservazione
- Backup
Copia separata di Microsoft 365 o Google Workspace, fuori dal servizio stesso.
Il cestino e le versioni del servizio durano solo per un periodo limitato.
- Archiviazione
Archivio dei messaggi con MailStore, con ricerca e tempi di conservazione decisi.
Utile per fatture, contratti e richieste di clienti di anni fa.
- Uscite
Procedura per chi lascia l’azienda: casella convertita, inoltrata o archiviata.
Clienti e messaggi non vanno persi quando cambia una persona.
Metodo
Come imposto la tua posta
Prima scegliamo il servizio giusto, poi lo prepariamo in parallelo. Il passaggio si fa in un orario concordato, senza perdere messaggi.
- 01
Verifica
Controllo dominio, record DNS, caselle attuali, spazio usato e problemi di consegna già presenti.
- 02
Scelta
In base a come lavorate scegliamo Microsoft 365, Google Workspace o la posta dell’hosting, con un preventivo chiaro.
- 03
Preparazione
Creo account, alias e caselle condivise, imposto sicurezza, firme e copia preventiva dei messaggi.
- 04
Passaggio
Cambio MX e firme di autenticazione in un orario concordato e completo la copia dei messaggi.
- 05
Dispositivi
Configuro PC e smartphone di tutti e verifico che posta, calendari e contatti siano al loro posto.
- 06
Gestione
Seguo utenti nuovi e in uscita, rapporti DMARC, spazio e sicurezza nel tempo.
Cosa ti resta in mano
- Elenco di caselle, alias e caselle condivise
- Record DNS della posta documentati (MX, SPF, DKIM, DMARC)
- Accessi di amministrazione consegnati a te
- Due fattori attivi per tutti gli account
- Guida rapida per configurare un nuovo dispositivo
- Procedura per chi entra e per chi lascia l’azienda
Per chi è
Ti ci ritrovi?
Studio professionale
Indirizzi con il dominio dello studio, una casella condivisa per la segreteria e la PEC configurata su tutti i dispositivi.
Piccola azienda
Calendari condivisi, caselle per reparto, nuovi colleghi operativi in pochi minuti e posta che resta all’azienda.
Nuova attività
Posta con il tuo dominio dal primo giorno, configurata in modo da arrivare sempre a destinazione.
Intervengo di persona a Brendola, Vicenza, Montecchio Maggiore, Lonigo, Arzignano, Altavilla Vicentina, Creazzo, Sarego e dintorni. Configurazione e assistenza anche da remoto, ovunque in Italia.
Domande sulla posta aziendale
Posso avere la posta su Microsoft 365 e il sito su un altro hosting?
Sì. Il dominio è uno, ma i record che indicano dove consegnare la posta (MX) sono separati da quelli del sito: posta e sito possono stare su servizi diversi senza problemi.
Meglio Microsoft 365 o Google Workspace?
Dipende da come lavori. Se usi Outlook, Word ed Excel, Microsoft 365 è la scelta naturale; se preferisci Gmail e lavori soprattutto nel browser, Google Workspace è più semplice. Entrambi vanno bene per uno studio o una piccola azienda.
Perché le mie email finiscono nello spam?
Spesso mancano o sono sbagliate le firme di autenticazione del dominio (SPF, DKIM e DMARC), oppure l’indirizzo da cui si invia ha una cattiva reputazione. Si controlla e si corregge.
Cosa sono SPF, DKIM e DMARC?
Sono tre impostazioni del dominio. SPF dice quali server possono inviare a tuo nome, DKIM firma i messaggi per dimostrare che non sono stati modificati, DMARC dice a chi riceve cosa fare con i messaggi che non superano i controlli.
Se cambio servizio perdo i vecchi messaggi?
No. Copio messaggi, cartelle, contatti e calendari dal vecchio servizio al nuovo, prima e dopo il passaggio, e verifico casella per casella.
Posso usare Outlook con Google Workspace?
Sì, Outlook può collegarsi a Google Workspace. Se però in azienda tutti usano Outlook, di solito Microsoft 365 è più comodo.
Cos'è una casella condivisa?
Una casella, per esempio info@, che più persone leggono e usano per rispondere, ognuna con il proprio account e senza condividere password.
La PEC è la stessa cosa della posta aziendale?
No. La PEC ha valore legale ed è un servizio separato, con il suo fornitore. La configuro sui tuoi dispositivi accanto alla posta ordinaria, ma restano distinte.
Serve un backup della posta se uso Microsoft 365 o Google Workspace?
Sì. Il servizio è affidabile, ma conserva i messaggi eliminati solo per un periodo limitato. Un backup separato protegge da cancellazioni, account compromessi e colleghi che lasciano l’azienda.
Quanto costa?
Dipende dal servizio, dal piano e dal numero di persone. Dopo la verifica iniziale ti faccio un preventivo chiaro, che comprende configurazione e migrazione.
Per approfondire, la documentazione ufficiale su Microsoft 365 Business, Google Workspace e DMARC (in inglese).
Microsoft 365, Google Workspace e MailStore sono marchi dei rispettivi proprietari, citati solo per indicare i servizi che configuro e gestisco. Pagina aggiornata il .
Contatti
Sistemiamo la tua posta
Dimmi quante persone siete, che posta usate oggi e cosa non funziona. Ti rispondo con una prima verifica del tuo dominio e con la soluzione più adatta.
- +39 352 003 5003
- info@phtech.it
- Brendola (VI) e dintorni, ovunque da remoto